CBT - Giới thiệu chương trình

TỔNG QUAN BÀI VIẾT

Giới thiệu sản phẩm

Hiện nay, trên thị trường có rất ít phần mềm chuyên biệt phục vụ công tác lập ngân sách doanh nghiệp. Phần lớn các phần mềm kế toán chủ yếu hỗ trợ theo dõi và so sánh số liệu thực tế với ngân sách đã được lập, thay vì hỗ trợ xây dựng ngân sách ngay từ đầu.

Trong thực tế, sau khi doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hoạt động, việc lập ngân sách thường tập trung vào ngân sách kết quả kinh doanh và ngân sách dòng tiền. Tuy nhiên, để phản ánh đầy đủ kế hoạch triển khai và hạn chế ảnh hưởng của các nguyên tắc phân bổ, khấu hao trong kế toán, ngân sách cần được xây dựng từ ngân sách thực thi (ngân sách triển khai) trước khi tổng hợp thành các báo cáo ngân sách tài chính.

Xuất phát từ nhu cầu đó, chúng tôi phát triển Beefast CBT (Conso Budgeting) với các chức năng dưới đây.

Chức năng chương trình

Beefast CBT là chương trình phần mềm ngân sách bao gồm các phân hệ từ lập, tổng hợp và báo cáo ngân sách:

Lập ngân sách:
- Ngân sách được lập từ ngân sách thực thi triển khai
- Được thiết kế đáp ứng đặc điểm lập ngân sách cần chủ động linh hoạt:
  - ngân sách được lập với giả định linh hoạt hoặc theo KPIs và định mức
  - với các khoản mục đã xác định được phương pháp và cơ sở lập: cho phép người quản trị thiết lập mẫu
  - với các khoản mục mới, khoản mục đặc thù: cho phép người dùng chủ động xây dựng phương pháp tính và giả định lập ngân sách
  - với các ngân sách phức tạp: cho phép lập ngân sách trực tiếp từ bảng tính đặc thù (ví dụ: ngân sách doanh thu, ngân sách nhân viên)
Tổng hợp và báo cáo:
- Tổng hợp số liệu ngân sách hoàn toàn tự động và tự động cập nhật khi có sự thay đổi trong số liệu của ngân sách bộ phận
- Cung cấp báo cáo và số liệu tổng hợp ngân sách bao gồm ngân sách thực thi triển khai và ngân sách kết quả kinh doanh
- Cung cấp báo cáo và số liệu tổng hợp ngân sách theo các chiều thời gian, khoản mục, bộ phận, đối tượng và mức độ tin cậy
- Cung cấp báo cáo dự phóng về tình hình tài chính (cân đối kế toán) và dòng tiền
- Kết nối số liệu với Tờ trình ngân sách và báo cáo quản trị.
- Cho phép tổng hợp theo tầng quản lý để phù hợp với yêu cầu lập ngân sách của doanh nghiệp lớn.

Công nghệ được sử dụng

Beefast CFS được xây dựng trên nền tảng giải pháp MINIMIS - bộ công cụ phát triển ứng dụng và tự động hóa báo cáo do Beefast sở hữu. Nền tảng này cho phép xây dựng nhanh các ứng dụng quản trị tài chính chuyên sâu, kết nối nhiều nguồn dữ liệu, tự động hóa quy trình xử lý số liệu và phát hành báo cáo. Chương trình được triển khai trên môi trường Microsoft Excel và Office 365, sử dụng công nghệ truy xuất dữ liệu SQL thông qua ADO để đảm bảo hiệu năng xử lý và khả năng mở rộng.

Thiết kế chương trình

Tính năng chương trình

Biểu mẫu lập ngân sách bộ phận của Beefast là biểu mẫu động Beefast CBT cho phép doanh nghiệp tự thiết kế và mở rộng biểu mẫu lập ngân sách một cách linh hoạt, đáp ứng yêu cầu của nhiều phòng ban và nhiều phương pháp dự báo khác nhau. Người dùng có thể chủ động bổ sung khoản mục, chỉ tiêu và nội dung ngân sách mới mà không cần chỉnh sửa chương trình. Nhờ đó, hệ thống luôn thích ứng với sự thay đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách đầy đủ, chính xác và phù hợp với thực tế quản trị.
Lập ngân sách từ hoạt động thực thi đến báo cáo quản trị Khác với các giải pháp chỉ tập trung lập ngân sách kết quả kinh doanh và dòng tiền ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp, Beefast CBT được thiết kế bắt đầu từ ngân sách thực thi của từng bộ phận. Các phòng ban lập kế hoạch theo các hoạt động, doanh thu và chi phí thực tế mà mình trực tiếp quản lý, không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố kế toán như khấu hao, phân bổ hay thời điểm ghi nhận chi phí. Từ ngân sách thực thi này, hệ thống tự động tổng hợp và chuyển đổi thành ngân sách kết quả kinh doanh đầy đủ, chi tiết và nhất quán. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa có công cụ triển khai và kiểm soát ngân sách hiệu quả ở cấp bộ phận, vừa có đầy đủ báo cáo quản trị để đánh giá hiệu quả hoạt động và cân đối nguồn lực tài chính toàn doanh nghiệp.
Quản lý linh hoạt nhiều biểu mẫu và tự động tổng hợp ngân sách Beefast CBT hỗ trợ nhiều loại biểu mẫu ngân sách chuyên biệt như ngân sách doanh thu, ngân sách chi phí hoạt động (Opex), ngân sách nhân sự (Labor), ngân sách đầu tư (Capex) và ngân sách chuyển (Forwardt). Mỗi bộ phận có thể sử dụng một hoặc nhiều biểu mẫu phù hợp với chức năng và nhu cầu quản lý của mình. Hệ thống không giới hạn số lượng file hay biểu mẫu ngân sách, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô lập ngân sách một cách linh hoạt. Đặc biệt, người dùng chỉ cần chọn toàn bộ các file ngân sách một lần, chương trình sẽ tự động nhận diện từng loại biểu mẫu và thực hiện tổng hợp hàng loạt, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu ngân sách toàn doanh nghiệp.
Kết nối ngân sách đặc thù với ngân sách tổng thể doanh nghiệp Beefast CBT hỗ trợ xây dựng và quản lý các ngân sách đặc thù theo nghiệp vụ thực tế của từng lĩnh vực hoạt động. Đối với ngân sách nhân sự, người dùng có thể lập kế hoạch chi tiết theo từng vị trí công việc, bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm, phụ cấp, phúc lợi và các khoản chi liên quan khác. Tương tự, các ngân sách chuyên biệt như ngân sách doanh thu hoặc các bảng tính nghiệp vụ riêng cũng được hỗ trợ theo cấu trúc phù hợp với nhu cầu quản lý. Hệ thống tự động kết nối và chuyển đổi các ngân sách đặc thù này sang mô hình dữ liệu ngân sách chuẩn, giúp tổng hợp ngân sách toàn doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác và nhất quán mà không làm mất đi tính chi tiết của từng nghiệp vụ.
Tổng hợp ngân sách theo nhiều cấp quản lý Beefast CBT hỗ trợ mô hình tổng hợp ngân sách theo tầng, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên, chi nhánh hoặc công ty trực thuộc. Mỗi đơn vị có thể tự lập và tổng hợp ngân sách trong phạm vi quản lý của mình, sau đó chuyển kết quả lên cấp cao hơn để tiếp tục hợp nhất. Hệ thống cho phép thực hiện quá trình tổng hợp nhiều cấp một cách tự động và nhất quán. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa phân cấp trách nhiệm lập ngân sách rõ ràng, vừa đảm bảo khả năng tổng hợp nhanh chóng và kiểm soát hiệu quả trên toàn hệ thống.
Báo cáo ngân sách đa chiều và dự phóng tài chính toàn diện Beefast CBT cung cấp bộ báo cáo ngân sách toàn diện, từ ngân sách thực thi đến ngân sách kết quả kinh doanh, được phân tích theo nhiều chiều quản trị như khoản mục, bộ phận, đối tượng, mức độ tin cậy và các mã quản trị đặc thù của doanh nghiệp. Hệ thống đồng thời tự động lập các báo cáo dự phóng tình hình tài chính và dòng tiền gián tiếp, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá khả năng cân đối nguồn lực và rủi ro tài chính trong tương lai. Người dùng có thể kết xuất dữ liệu ở mức tổng hợp theo mã phân loại hoặc truy xuất đầy đủ các giả định và cơ sở tính toán.
Tích hợp định mức, KPI và kiểm soát nhập liệu ngân sách Beefast CBT tích hợp phân hệ quản lý định mức, hạn mức và các chỉ tiêu KPI, cho phép doanh nghiệp xây dựng cơ sở lập ngân sách thống nhất và đồng bộ trên toàn hệ thống. Trong quá trình lập ngân sách, người dùng có thể dễ dàng tra cứu và áp dụng các định mức thông qua mã KPI hoặc mã định mức đã được thiết lập sẵn, giúp nâng cao tính chính xác và nhất quán của dữ liệu. Bên cạnh đó, chương trình hỗ trợ khóa biểu mẫu và chỉ cho phép nhập liệu tại các vị trí được quy định, hạn chế tối đa các chỉnh sửa ngoài ý muốn, đảm bảo tính toàn vẹn và kiểm soát chặt chẽ quy trình lập ngân sách.
Kết nối ngân sách với hệ thống báo cáo thực hiện Beefast CBT không chỉ hỗ trợ lập và tổng hợp ngân sách mà còn kết nối trực tiếp với phân hệ báo cáo quản trị để theo dõi kết quả thực hiện. Hệ thống tự động kết hợp dữ liệu ngân sách với số liệu thực tế phát sinh, từ đó cung cấp các báo cáo so sánh kế hoạch và thực hiện theo nhiều chiều quản trị khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, phân tích chênh lệch và đưa ra các quyết định điều hành kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.